Konsulentuddannelse styrker proceskompetencer

En fælles procesværktøjskasse

Baggrunden for at igangsætte uddannelsesforløbet var et ønske fra ledelsen i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen om at skabe en fælles referenceramme og et fælles sprog omkring procesledelse og facilitering på tværs, for derigennem at styrke konsulentrollen. Charlotte Houmøller Sprøgel, der arbejder som sekretariatsleder i Jobcenter Aalborg, i Familie- og Beskæftigelsesafdelingen, er meget tilfreds med de kompetencer, konsulenterne har fået gennem uddannelsen og oplever allerede, at der har været gode erfaringer med at anvende dem.

– Konsulentgruppen har nu en fælles ramme og værktøjskasse med en række kendte metoder, som både kan bruges i mødesammenhænge, men også i store og små udviklingsprocesser samt undervisning internt i organisationen, fortæller Charlotte Houmøller Sprøgel.

Hun fremhæver, at en vigtigt pointe for den fremadrettede anvendelse af kompetencerne er, at det er et fælles ansvar mellem den enkelte konsulent og leder at bringe de nye kompetencer i spil. For at styrke kompetencerne til procesledelse og facilitering har uddannelsen været tilrettelagt som en vekselvirkning mellem teoretisk undervisning og træningsdage i praksis.

Undervejs i forløbet er lederne også blevet inviteret ind i undervisningsrummet for at sikre, at de får et godt kendskab til de kompetencer, som deres medarbejdere tilegner sig. På træningsdagene var der fokus på at omsætte teorien i forhold til egne konkrete konsulentopgaver. Træningsdagene blev faciliteret af to interne konsulenter fra forvaltningen – med sparring og hjælp fra John Møldrup, chefkonsulent i COK og ansvarlig for procesforløbene i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen i Aalborg Kommune.

En af de konsulenter, som var afsted som kursist på første forløb i 2016, og som i foråret har været intern konsulent på træningsdagene, er Tessa Rind Kudahl. Tessa Rind Kudahl, der arbejder som pædagogisk konsulent i Familie- og Beskæftigelsesafdelingen i Aalborg Kommune, oplever, at uddannelsesforløbet har rykket ved både ledelsen og konsulenterne.

Ledelsen bakker op

En af grundene til, at det lærte også bruges i praksis i forvaltningen, er ifølge Tessa Rind Kudahl, at ledelsen bakker op omkring uddannelsen. Familie og beskæftigelsesforvaltningen er en stor organisation sammensat af mange forskellige fagområder, mange forskellige konsulentfunktioner og ledelseslag.

– Konsulentuddannelsen har givet os forskellige metoder, der styrker både egen faglighed og det tværfaglige samarbejde via små og store processer, og som åbner op for nye perspektiver på opgaveløsningen, fortæller Tessa Rind Kudahl.

Men det kræver også tid at ændre mødeformer og traditionelle samarbejdsmodeller. Derfor er det ifølge Tessa Rind Kudahl afgørende, at ledelsen bakker op om anvendelsen af de nye metoder, så man som konsulent kan øve sig. Hun er bl.a. sammen med flere blevet inviteret med til det årlige lederforum i forvaltningen, hvor der har været rig mulighed for at afprøve procesværktøjerne.

– Det er en anerkendelse, at vi bliver inviteret til at gøre brug af vores kompetencer i procesledelse og facilitering. Der bliver lyttet, og vi er som konsulenter blevet mere bevidste om at stille nysgerrige spørgsmål til ledelsen, fortæller Tessa Rind Kudahl og understreger, at der selvfølgelig også er en forventning om, at man selv tager initiativ til at bruge og afprøve det, man har fået med.

Nye indspil til afholdelse af møder

Efter uddannelsesforløbet er både Tessa Rind Kudahl og Charlotte Houmøller Sprøgel enige om, at de har fået flere gode indspil, som kan bruges i møde- og andre processammenhænge.  

– Når vi står over for en opgave eller et møde, der giver mulighed for at processe, trækker vi tråde tilbage til uddannelsen og overvejer, hvordan vi kan designe og implementere mødet, så det skaber gode betingelser for vores opgaveløsning, fortæller Tessa Rind Kudahl, der stadig mødes med nogle af de kolleger, hun var afsted med på uddannelsen for at sparre og idéudveksle.

Ifølge Charlotte Houmøller Sprøgel er det også en del af mødeforberedelsen at huske på de nye værktøjer, der er blevet en del af ens rygsæk som konsulent.

– Når du forbereder et møde, skal du overveje, hvad der bidrager til en god proces. Hvad er det, der fungerer godt ift. fx inddragelse af den samlede kreds? Hvad kan jeg selv byde ind med? Hvilke virkemidler er det, jeg bruger, når jeg gerne vil have kolleger til at reflektere over et møde?, forklarer Charlotte Houmøller Sprøgel og pointerer, at de ”små virkemidler” også gør en forskel i møde- og processammenhænge.

Charlotte Houmøller Sprøgel synes, at forvaltningen generelt er gode til at forpligte hinanden på at bruge de nye metoder og ikke mindst at fastholde hinanden i det.

– Nu er det vigtigt, at vi bliver ved med at bruge de kompetencer, vi har tilegnet os. Som ledelse skal vi blive ved med at italesætte og efterspørge kompetencerne, og vi skal lægge vægt på at anvende metoderne i forskellige sammenhænge. Konsulenterne skal spille sig selv på banen i forskellige opgaver. Hvis vi fx skal afholde en temadag eller en udviklingsproces, er det naturligt at inddrage konsulentbistand til at facilitere en sådan dag og proces, slutter Charlotte Houmøller Sprøgel.