Case: Holbæk i fællesskab – borgerinddragelse og hverdagsinnovation

Holbæk Kommune står, som mange andre kommuner i Danmark, over for en ny økonomisk virkelighed. Fra 2015 og frem kommer kommunen til at mangle i gennemsnit ca. 125 mio. om året. Derfor er der blevet sat en ny retning for udvikling af kommunen bl.a. med indsatsen ”Holbæk i fællesskab”.

Med "Holbæk i fælleskab" ønsker Holbæk Kommune at stille fokus på temaer som sammenhængskraft, medansvar, hverdagsinnovation, skærpet fokus på kerneydelserne og borgerinddragelse. Det er intentionen, at medarbejderne i det yderste led skal opleve at hænge sammen med, hvad der foregår på rådhuset og omvendt. Innovation og udvikling skal være kendetegnende for kommunen, og indsatsen skal bidrage til at skabe en positiv forandring for borgerne i Holbæk Kommune.

I forbindelse med indsatsen "Holbæk i fællesskab" indledte kommunens afdeling for HR og Arbejdsmiljø et samarbejde med COK omkring uddannelse af kommunens interne konsulenter, projektledere samt nøglemedarbejdere med det formål at give dem redskaber og værktøjer til at indgå i samskabende dialoger og facilitere samt støtte op om de interne omstillingsprocesser, som kommunen arbejder målrettet med.

Muskler husker - handling før holdning

Søren Witwicki Jensen, HR & Arbejdsmiljø i Holbæk Kommune, fortæller her, hvordan han har fået redskaber og værktøjer til at facilitere strategiske processer, ligesom han fortæller om at indgå i samskabende dialoger, så man kan sætte en ramme og en struktur, når man kommer ud og skal arbejde med kerneopgaven.

Søren fortæller også, hvad det betyder for læringsforløbet at være koblet op på et konkret udviklingspartnerprojekt, og at alle deltagere qua disse partnerskaber er med til at skabe forandring og processer i samarbejde med udviklingspartnere i praksis.

På proceskonsulentuddannelsen er der virkelige forandringer på spil og dermed også helt konkrete og virkelige forventninger til deltagerne. Derfor er et væsentligt læringsmål også, at proceskonsulenterne bliver parate til at kunne stå i et rum og vide, hvad der er på spil. At kunne facilitere in the moment.

Hør mere om begrebet in the moment facilitation - som Søren fremhæver som én af de helt væsentlige kompetencer, han har fået med fra uddannelsen - og meget andet om proceskonsulentuddannelsen i dette 3 minutter korte videospot:

Formål og udbytte

Uddannelsens formål har været at klæde deltagerne på, så de efterfølgende har kunne bidrage konkret med understøttelse og facilitering af processer på kommunens arbejdspladser omkring kerneopgaver og hverdagsinnovation.

Deltagerne har oparbejdet unikke kompetencer til og viden om procesfacilitering og proceskonsulentens arbejdsfelt, herunder forskellige positioners muligheder og begrænsninger i arbejdet med forskellige typer af konsulentopgaver.

Under hele forløbet har udgangspunktet været de processer, der omhandler hverdagsinnovation og skærpelse af kerneopgaven i Holbæk Kommune, så deltagerne direkte har kunne arbejde med processer i tilknytning til indsatsen ”Holbæk i fællesskab”. Sune Juul Røttig, HR-udviklingskonsulent i Holbæk Kommune, fortæller:

Vi tror på, at det er den processuelle tænkning, der kan løfte organisationen, og derfor er det afgørende, at flere har øje for det processuelle. I kommunen er vi optagede af, hvordan medarbejdernes idépotentiale og udviklingskraft kan komme endnu mere i spil i hverdagen, herunder hvordan vi kan finde nye veje og praksisformer, så ressourcepersoner kan bidrage med deres kompetencer på tværs og helt ud på institutionsniveau i kommunen.

Den enkelte deltager har i løbet af uddannelsen bl.a. fået indblik og træning i:

at koble organisationens strategiske mål om kerneopgave og hverdagsinnovation med konkret intervention på leder- og arbejdspladsniveau
at facilitere og understøtte design og ledelse af innovative processer
at håndtere forandringsreaktioner
at etablere dialog og læringsrum
at anvende metoder til at skabe ejerskab og motivation

Fælles forståelse - Kommune på en ny måde

Mød også Gitte Harbo, projektleder og konsulent i Beskæftigelse og Borgerservice i Holbæk Kommune.

Det helt store behov er ifølge Gitte, at Holbæk Kommune har fået ny organisation, og at der er defineret en række vigtige kerneopgaver. Den omstilling skal alle kunne arbejde efter, hvorfor én af proceskonsulenternes fornemmeste opgaver bliver at skabe fælles forståelse for, hvad disse kerneopgaver er.

Som proceskonsulent skal Gitte med hendes egne ord ikke sætte dagsordenen, men uddannelsen giver hende redskaberne til, at hun kan være med til at skabe de rammer, som gør, at tingene lykkes:

Forløbets opbygning

COK har været tilknyttet projektet siden 2013 og har af to omgange uddannet medarbejdere, ledere, konsulenter og nøglemedarbejdere til at kunne facilitere og understøtte kommunens omstillingsprocesser.

Uddannelsen baserer sig i høj grad på aktionslæring, hvor træning mellem modulerne vægtes højt. De tillærte procesfærdigheder på uddannelsen omsættes først til brugbare kompetencer, når de afprøves og trænes på faktiske problemstillinger i organisationen. Derfor arbejder proceskonsulenten med konkrete arbejdspladser under uddannelsesforløbet og bidrager dermed allerede under uddannelsen til organisationens samlede udvikling. Efterfølgende bliver de uddannede proceskonsulenter en del af et proceskonsulentkorps, der i en afgrænset periode løser procesfaciliteringsopgaver på tværs af kommunen.

Uddannelsen består af følgende læringsrum:

Kick-off med det formål at rammesætte og og præsentere organisationsudviklingsforløbet for deltagerne og lederne fra de udvalgte ”trænings-arbejdspladser”.
For-proces, hvor deltagerne mødes med lederne fra de udvalgte arbejdspladser og sammen bliver skarpe på, hvilke procesopgaver der ønskes hjælp til, og hvordan deltagerne kan arbejde med procesopgavernes undervejs i forløbet.
Workshops – vekselvirkning mellem undervisning, teori, refleksion, øvelser og gruppearbejde i stærk opkobling til de procesopgaver, der skal løftes på de udvalgte ”trænings-arbejdspladser”.
Netværks- og læringsgrupper – deltagerne inddeles i netværks- og læringsgrupper og træner løbende proceskompetencer, videndeling og refleksion i forbindelse med procesopgaver fra praksis.
Aktioner – Der indlægges aktioner mellem uddannelsesaktiviteterne, som errelateret til deltagernes procesopgaver på de udvalgte arbejdspladser.
Camp/internat – deltagerne udfordres og trænes intensivt og uforstyrret i at udarbejde procesdesigns og facilitere relevante og strategiske processer for hinanden.
Læringscaféer – læringsgrupperne arbejder med supervision og sparring på den enkelte deltagers procesarbejde.
Netværks- og evalueringsdag – formålet er at samle deltagerne efter forløbet for at forankre erfaring og sætte nye mål for fremtidig praksis.

COKs rolle

COK har sammen med HR og Arbejdsmiljø i Holbæk Kommune været ansvarlig for udvikling og gennemførelse af proceskonsulentuddannelsen. Forud for og løbende har COK været i tæt dialog med kommunen for at sikre, at uddannelsesforløbet imødekommer den faktiske, organisatoriske og opgavemæssige kontekst, som kendetegner Holbæk Kommune.

COK tilstræber i forbindelse med et sådant forløb størst mulig kobling til deltagernes hverdagspraksis og de visioner og mål, som politisk og administrativt er fastlagt for kommunens virke. COK lægger desuden vægt på at anvende forskellige pædagogiske og faglige tilgange, metoder og værktøjer, som har erfaringsbaseret og aktiv læring som sigte.