Journalisering: En grundpille i den kommunale forvaltning.

Og ifølge Pernille Bischoff skal man ikke underkende det ansvar, der ligger i at foretage korrekt journalisering:

“Det er et ansvarsfuldt job at indhente og gemme oplysninger om en sag. Der er sket en markant ændring i den måde, vi arbejder med dokumenter på i det offentlige. Før i tiden havde man en journaliseringsansvarlig, men fordi alt er blevet mere digitaliseret, er det i dag ofte den enkelte sagsbehandlers ansvar, at alt er journaliseret korrekt,” fortæller Pernille Bischoff.

Derfor er journalisering vigtigt

Journaliseringspligten er i dag en eksplicit del af offentlighedsloven. Systemerne skal kommunale sagsbehandlere og konsulenter nok lære at kende gennem sidemandsoplæring og lokale kurser – men oftest glemmer man ifølge Pernille Bischoff, hvorfor man journaliserer.

Vi har spurgt, hvorfor journalisering er så vigtigt, og hvorfor man som kommunal medarbejder bør have styr på sin journalisering. Læs Pernille Bischoffs svar her:

Journalisering – for borgernes skyld

“Først og fremmest skal borgeren have tillid til, hvad vi gør som myndighed. Hvis man som borger søger aktsindsigt eller skal have en sag i partshøring, forudsætter det, at kommunen har overblik over alle de oplysninger, der er i sagen. Hvis oplysningerne ikke er journaliseret korrekt og nemt at tilgå, giver det indtryk af, at kommunen ikke har styr på tingene. Det går naturligvis ikke.”

Journalisering er en grundlæggende kompetence, som alle kommunale medarbejdere – ikke kun sagsbehandlere – bør have.

Journalisering – for kollegaernes skyld

“Som medarbejder i kommunen har du et ansvar for, at dine kollegaer kan forstå dine opgaver. Hvis du selv overtager en sag fra en kollega, ved du godt, hvor vigtigt det er, at alle oplysninger er samlet, så du nemt kan danne dig et overblik. Det er ikke særligt effektivt, hvis din kollega først skal bruge lang tid på at sætte sig ind i det hele. Så du er simpelthen en bedre kollega, når du har styr på journaliseringen af dine sager.”

Journalisering – for kommunestyrets skyld

“Sidst men ikke mindst kan kommunen ikke træffe korrekte afgørelser, hvis sager ikke er journaliseret korrekt. Kommunerne er underlagt et undersøgelsesprincip. Det betyder, at vi som myndighed forpligter os på, at alle oplysninger er til stede, så vi kan træffe rigtige afgørelser. Hvis vi ikke har alle oplysninger i sag, risikerer vi at træffe forkerte eller uoplyste afgørelser, som både kan skade borgeren og lave en masse unødig støj.”

En borgervinkel på kommunens sagsbehandling

Pernille Bischoff er uddannet jurist og arbejder som borgerrådgiver i Glostrup og Albertslund kommuner. Her rådgiver hun borgere om det kommunale system og håndterer og spørgsmål fra borgerne. Desuden yder hun rådgivning og sparring til forvaltning og ledelse i kommunerne. Hun er direkte ansat af og referer til kommunalbestyrelserne, så hun arbejder med en borgervinkel ind i de to kommuner.

Tag ansvar for din journalisering – kom med på kursus

Og så har hun de sidste 15 år undervist på en lang række COK-kurser. Lige nu underviser hun på kurset Tag ansvar for jeres journalisering, som COK udbyder i Herlev den 25. november 2016. Kurset er for alle, der sætter en ære i at kende og arbejde efter de grundlæggende forvaltningsretlige principper som f.eks. notatpligt, journalisering og behandling af personfølsomme data – uanset om du er sagsbehandler, konsulent eller teamleder.

På dagen får du bl.a. svar på følgende spørgsmål:

• Hvad siger grundlæggende forvaltningsprincipper om journalisering?
• Hvad er den gode sagsbehandlingsproces?
• Hvad skal journaliseres, og hvad skal noteres?
• Hvordan behandles personfølsomme oplysninger?

Vil du være med til at styrke din kommunes forudsætninger for at træffe korrekte afgørelser? Så tilmeld dig kurset i dag!