Samarbejde med frivillige i Gribskov: Vi kan kun gøre det fra menneske til menneske

I Gribskov Kommune har frivillighed altid fyldt meget – også politisk, fortæller Tom Petersen, sekretariatsleder i Jobcenter Gribskov. Selv er han kontaktperson for de mange frivillige, som er organiseret omkring flygtningeområdet. Han hjælper de frivillige med at få svar på spørgsmål og starte initiativer op, bl.a. som kommunal repræsentant i styregrupper for to frivilligprojekter og i Frivillignetværket, hvor de mange organisationer, der arbejder med flygtninge, mødes.

“Gribskov har historisk altid været optaget af at støtte frivilligt arbejde. Vi har en struktur med mange små byer og bysamfund, så frivillighed er en integreret del af at bo i kommunen. Det har man også politisk blik for. Da vi fik mange flygtninge til kommunen, stod borgmesteren i spidsen for en række møder i landsbysamfundene, hvor han fortalte om kommunens visioner for frivillighedsområdet og opfordrede til at hjælpe. Som administration har vi bakket op om disse møder, for frivillighed er både nyttigt og i tråd med kommunens politik.”

Det er da også særligt på flygtningeområdet, at man ser mange frivillige initiativer i Gribskov Kommune:

“Der er blomstret en stor organisation op omkring at hjælpe flygtninge i kommunen. Initiativerne går fra lektiehjælp over tøj- og møbelindsamlinger til etablering af kontaktfamilier og formidling af jobs. Vi arbejder tæt sammen med de frivillige om initiativerne og har bl.a. ansat en flygtningekoordinator, der sørger for, at de frivilliges initiativer på flygtningeområdet bliver synliggjort, koordineret i forhold til hinanden, og at nye initiativer bliver iværksat”, fortæller Tom Petersen.

Frivillige leverer på den reelle integration

Det styrker jobcenteret at arbejde med frivillige. Men det er vigtigt, at de frivillige organisationer kender kommunens muligheder og begrænsninger – og omvendt. Det handler i høj grad om dialog, og dialogen går begge veje:

“Jobcenterets opgave er langt hen ad vejen meget formaliseret. Der er en række retskrav, vi skal følge og en række aktiviteter, der skal iværksættes. Kommunens opgave er generelt at sørge for velfærdsydelser. Men når det handler om den konkrete integration i den virkelige verden, er de frivillige enormt vigtige. Det er dem, der sørger for, at man ikke ender som en ensom flygtning i Vejby men bliver glad og får et godt netværk i byen. Den indsats kan vi som kommune ikke levere – men vi kan støtte det”, siger han.

Et konkret eksempel er en jobmesse for flygtninge, arrangeret af kommunens frivillige:

“En række frivillige har netop søgt midler til at lave en jobmesse for flygtninge. Det samarbejder vi naturligvis med dem om, for vi har en åbenlys interesse i at flere flygtninge kommer i arbejde. Her trækker vi på samme hammel, det handler om at finde arbejdsgivere, der tør. I sådan en sammenhæng stiller vi vores viden om virksomheder og samarbejdspartnere til rådighed, så vi sammen kan lave et godt arrangement.”

De frivillige hjælper også jobcenteret ved at gøre opmærksom på ting, de ser i hverdagen:

“I 2015, hvor vi fik mere end 100 flygtninge og familiesammenførte til kommunen, var de frivillige gode til at gøre os opmærksomme på, hvis der f.eks. var personer, som ikke var blevet tilmeldt sprogskole. Det var vi rigtig glade for, for så kunne vi sikre os, at det blev gjort.”

Hurtige svar er en forudsætning for godt samarbejde

Som leder af Jobcenter Gribskov er Tom Petersen godt klar over, at det kræver noget andet at lede og koordinere det frivillige arbejde: “Som leder af medarbejdere har man ret til at lede i kraft af sin position. Med frivillige skal du bruge dialog og troværdighed til at opnå de ting, som er til fælles interesse. Om man er leder, sagsbehandler eller koordinator – når det kommer til samarbejdet med frivillige har vi det samme grundvilkår: Vi kan kun gøre det fra menneske til menneske.” En af de vigtigste faktorer for et godt samarbejde er ifølge Tom Petersen, at kommunen ikke bare er en stor anonym klods, for så dræber man gnisten. Man skal være i stand til at give hurtige svar, også når de frivillige stiller mange spørgsmål.

“De frivillige ved godt, at det, de gør, også er i kommunens interesse. Derfor ville det være en forkert strategi at hæve barrikaderne”, siger Tom Petersen. Helt konkret har han f.eks. gjort jobcentermedarbejdernes kontaktinformationer tilgængelige, så de frivillige kan ringe direkte i stedet for at komme ind via hovednummeret.

Man skal kende hinandens arbejdsvilkår

Men ledelsesopgaven rækker i høj grad også ind i organisationen. For samarbejdet med de frivillige er blot en af mange opgaver, som jobcenterets medarbejdere skal løse:

“Der står intet i LAB-loven om, at jobcenteret skal samarbejde med frivillige, så hvis de frivillige pludselig vil have et møde, kan det lægge pres på rent tidsmæssigt. Vi har masser af teams og teamledere, som har andre opgaver og andre dagsordener, og som jobcentermedarbejder bliver ens indsats jo målt og vejet hele tiden. Der ligger en ledelsesopgave i at sikre, at samarbejdet med frivillige bliver en succes samtidig med, at vi løser andre opgaver og hjælper øvrige ledige”, fortæller Tom Petersen.

Det kan f.eks. være en udfordring, når han som de frivilliges kontaktperson kommer tilbage til organisationen med nye initiativer, der skal samarbejdes om. På grund af de mange dagsordener kan der nemlig gå lang tid, før han kan melde tilbage til de frivillige organisationer. Kommunen opererer i et andet tempo end de frivillige, og derfor bliver dialogen vigtig. Man skal kende hinandens arbejdsvilkår, mener Tom Petersen.  

Det handler også om det interne samarbejde

Dette blev han særligt opmærksom på, da han som en del af DOL-modulet Ledelse af og samarbejde med frivillige lavede en procesbeskrivelse for et konkret forløb i Jobcenter Gribskov. Ifølge Tom Petersen gav opgaven mulighed for at reflektere over egen praksis:

“Jeg fik en aha-oplevelse, da jeg fik øjnene op for, at meget af det arbejde, vi har med frivillige, også handler om det samarbejde, vi har internt”.

Tom Petersen er i gang med en fuld DOL-uddannelse og valgte modulet, fordi det gav ham mulighed for at være i et rum, hvor denne særlige ledelsesdisciplin var på tapetet:

“Langt hen ad vejen var forløbet baseret på, hvordan du kan have en dialog og medvirke til at styre en dialog via de spørgsmål, du stiller, og via den måde, refleksionerne foregår. Det er nyttigt i mange sammenhæng, men særligt i relation til frivillighed”, slutter Tom Petersen.

Tom Petersen har været sekretariatsleder i Jobcenter Gribskov i et år, og inden da var han teamleder i integrationsteamet. Det er her, han startede samarbejdet med kommunens mange frivillige, og opgaven blev videreført i den nye stilling.