Tag kontrol over din indbakke – og andre livliner til dig, der arbejder i Teknik og Miljø

Som ansat i Teknik og Miljø sidder du lige der, hvor rammerne udstikkes for trivsel og udvikling blandt kommunens borgere og virksomheder. Hver eneste dag skal du balancere rollerne som myndighed og serviceorgan og gøre det i en kontekst med stor politisk bevågenhed og stærke følelser på spil. 

– Når jeg taler med ansatte i teknik- og miljøforvaltninger over hele landet, kan jeg høre, at de kæmper for at være så servicemindede som overhovedet muligt. Samtidig sidder de på et område, hvor de indimellem skal give et afslag, som sætter en stopper for store planer hos en borger eller en virksomhed, der måske heller ikke tager et nej for gode varer lige i første omgang. Det er noget af det, der kan lægge et stort pres på forvaltningen og give travlhed på kontorerne i Teknik og Miljø, siger Lasse Karlberg, der er chefkonsulent hos COK og bl.a. underviser i projektledelse og personlig planlægning.

Hverdagen i Teknik og Miljø kan byde på både store bunker af uafsluttede sager, sved på panden og hjertebanken, men med få gode råd kan du genvinde noget af overblikket og arbejdsglæden i hverdagen. Det handler nemlig i høj grad om at tage kontrollen tilbage og selv tage ansvaret for at prioritere din tid.

– Hvis du ikke tager ejerskab over din tid, så kan du være sikker på, at borgerne, dine kollegaer, din indbakke eller din telefon gør det, og så er det dem, der råber højest eller har flest stjerne på skuldrene, der bestemmer, hvad du kommer til at bruge dagen på – og ikke, hvad der er vigtigst, siger Lasse Karlberg, der har samlet seks gode råd til dig, der vil have bedre overblik og mere arbejdsro. 

1. Udvælg dine tre vigtigste opgaver

Inden du møder ind om morgenen, skal du være fuldstændig skarp på, hvilke tre ting, du skal nå i dag. Få dem så vidt muligt klaret, inden du begynder at åbne din mail eller ringe tilbage til borgere og kollegaer.

2. Skab overblik og prioriter

Når du har lavet en liste med og prioriteret dine opgaver, bliver det lettere for dig at gå fra den ene opgave til den næste, uden at bruge unødig tid på at overveje, hvad du nu skal kaste dig over. Nogen laver en prioriteret liste om morgenen, andre laver den dagen før, inden de går hjem, det vigtigste er, at det virker for dig. 

3. Find ud af, hvornår du arbejder bedst

Tænker du klarest om morgenen, eller er du først fuldt ud i omdrejninger efter frokost? Læg dine vigtigste opgaver, når du er mest frisk og effektiv, så du er sikker på at nå dine mål for dagen.

4. Slå notifikationerne fra

Dit mailprogram, kalenderen og din telefon bombarderer dig med notifikationer, som hele tiden trækker din opmærksomhed væk fra det, du sidder med. Aftal med dig selv, hvornår du svarer på mails, sms’er og kalenderinvitationer og slå evt. de forstyrrende notifikationer fra, når du skal fordybe dig.

5. Tag kontrollen over din indbakke

Hvis det er muligt i dit job, så undgå at bruge dine klogeste timer på at besvare mails om stort og småt. Brug dem i stedet på at fordybe dig i de opgaver, der kræver mest koncentration, analytisk tankegang eller kreativitet. Meld f.eks. ud i organisationen, at du besvarer mail en time om morgenen og efter kl. 14.30.

6. Skab rum til fordybelse

Sørg for at skelne mellem, hvornår du fordyber dig, og hvornår du er fleksibel og åben for, at borgerne, chefen eller dine kollegaer kan forstyrre dig. Måske kan I endda tage et fælles møde, hvor I aftaler rammerne for, hvornår I hver især kan forstyrres, og hvornår I som udgangspunkt skal give hinanden arbejdsro. 

Vil du vide mere om personlig planlægning i Teknik og Miljø? COK har netop nu to forløb på hylderne, som kan hentes hjem til din organisation.